“我画的这个，就是我的事务处理流程图，觉得怎么样？”
“这个流程你已经实践那么长时间了，应该是没什么问题了。同时我注意到在这个流程里有个临时事件发生时的处理方法，我急需这方面的经验，我每天都在和临时突发事件打交道。”小强将关注的重点放到了临时突发事件处理方法上。
“其实根据我的经验，临时突发事件并没有那么多，80%的临时突发事件都是因为提前没有一个很好的计划导致的。在这个图里牵扯到了两个以前没有明确提出的概念，我们虽然一直在使用它们，但是不知道它们的名字。
1.行动清单。将项目分解成可执行的行动之后，我都会写入行动清单里。这个行动清单有两种写法，一种是将分解之后的所有可执行步骤都写在上面，完成一项，划销一项。另一种写法是只将“下一步行动”写在清单上，这样可以帮助自己保持专注，每完成一项“下一步行动”，问自己一次“我的下一步行动是什么？”然后写入清单，再去完成。当你刚刚开始练习这个事务处理流程的时候，建议采取后一种方法。等已经熟练掌握之后，可以过渡到前一种方法。这两种行动清单我一会儿给你范本看看。
2.如何处理临时突发事件。这是我们目前为止一直没有讨论的问题，很多人都被临时突发事件所折磨，但是为了阐述我们流程的方便，暂且将这个部分屏蔽掉，后面我会专门花时间和你讨论这个事情。
行动清单-1
制作产品销售策略
1周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
2周二下午3点与市场部小王商讨本产品的品牌定义
3让小赵在下周五下班之前列出产品销售策略文档大纲
行动清单-2
周一早晨9点开会，与项目组成员用swot分析法进行简单的分析，做出会议记录
“看来我也有必要制作自己的行动清单了。”小强说。
“其实最重要的，不是清单的样式，而是要养成一种习惯。还记得查尔斯 史瓦的故事告诉我们什么吗？“将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”，这是关键。至于如何能更快、更好地养成习惯，咱们以后再说。今天时间也不早了，回家吧。”老付说着，收拾东西就要走。
（最重要的，不是清单的样式，而是要养成一种习惯。）
“别呀，老付，这不是存心吊我胃口吗？”小强有些悻悻然。
四、时间管理绝招：衣柜整理法 （在星巴克的长谈）
像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。
--David Allen
“叮铃铃……叮铃铃……”周末的下午，小强正在电脑上看电影，电话铃突然响起来了，拿起一看，原来是老付的电话。小强一边接起电话一边想，这个老付很少主动给我打电话啊。
“喂，小强，你好，今天下午有空吗？出来喝杯咖啡怎么样？”老付在那头说。
“好啊，反正我现在也正无聊呢，几点？哪儿见？”
“世纪广场的星巴克吧，3点。”
“好的，到时见。”小强挂断了电话。小强预感今天老付要和他说很重要的事情，否则不会主动约他出去的。
3点整，小强准时走进星巴克，看见老付已经在角落里看着杂志等他了。两人寒暄了几句，小强要了冰摩卡，老付则点了土耳其咖啡。
“今天有什么重要的事啊，找我来环境这么好的地方，呵呵。”小强想首先引入正题。
“是有一件重要的事情，今天我要用一个下午加晚上的时间，向你传授时间管理的绝招：衣柜整理法。不过晚饭你买单，呵呵。”老付笑着说。
“好啊，好啊，晚饭小意思。其实我早就想问你了，你虽然让我学到了很多东西，但是我还一直不知道你的时间管理系统到底是什么样的呢。”
“以前没有和你聊到这些是因为时机还不成熟。当你对以前咱们探讨的“价值观”、“四象限”、“时间投资”、“下一步行动”都有了深入的了解，以及亲身的体验之后，才能更快地掌握这个绝招。我不是在带着你绕远路，而是在带着你上台阶，明白吗？”
“完全明白，那咱们开始吧，有点迫不及待了。”
“你平时是怎么整理衣柜的，能告诉我吗？”老付问。
“我平时……好像都是我老妈整理的，我不太清楚。”小强挠着头，不好意思地回答。
“所以说，一屋不扫何以扫天下？你老妈时间管理的能力绝对比你强，呵呵……”小强的回答把老付给逗乐了。
“从今天开始，我一定自己整理衣柜，嘿嘿。”小强做了一个军人敬礼的动作。
“没关系，我给你说说我是怎么整理衣柜的吧：
首先，我会将衣柜里的东西全部取出来，随意地放在床上。
然后，我会将散落在床上的衣物进行分类，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它们在床上整理好。
接下来，规划好衣柜的空间，哪个地方放内衣，哪个地方挂西服，哪个地方放运动衣，等等。然后按照这些规划，让所有要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其它季节的衣服单独存储。不仅如此，还要每周对衣柜进行整理，看看是否有衣物没有放置好，或者是看看上周都穿了哪几件衣服，考虑下周想穿什么衣服。
最后，在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程，再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。”
“听起来蛮有条理的，但我还是不明白，这和时间管理有什么关系？”小强问。
“其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。”
（时间管理秘诀的五个水平流程：收集，处理，组织，回顾，行动。）
收集：清空衣柜
“为什么要收集呢？这五个步骤是必不可少的吗？”小强问。
“是的，无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这五个阶段：
1、收集一切引起我们注意的事情；
2、加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
3、组织整理得出的结论；
4、把它们列为我们行动的选择方案；
5、行动。
收集这个环节是“衣柜整理法”的第一步，它要我们收集“一切引起我们注意的事情”。举个例子来说，你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料，这是一件重要而且紧急的事情，这时王总突然给你打来电话，要你联系一下供货商，告诉他们支票会在下周一送去，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，先记录在一张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的小王跑过来找你，让你提供新版本软件的用户使用调查报告，你应该怎么处理呢？立即去做吗？不，记录在刚才的那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。
突然，Outlook弹出一个对话框，收到了一封新邮件，怎么处理呢？立即去查看吗？不，先记录在那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟，我打来电话，要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗？不，先记录在那张纸上.20分钟之后，同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球，你回复他你在忙碌中，然后呢？马上考虑打羽毛球的事情吗？不，还是记录在那张纸上。又过了40分钟，孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗？不，将它放在一边，同时在那张纸上做好记录。
如果你恰好这样度过了忙碌的3个小时的话，你的那张纸上应该和下面类似：
收集篮
联系供货商，周一会将支票送去
给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
检查邮箱
周五之前拿出新产品的销售策略
哪天有空去打羽毛球？
上个月市场推广费用明细报表
我们将这张纸叫做“收集篮”，纸上写的东西叫“材料”，将这个过程称为“收集”。当然我这里为了说明原理，列举的都是最有代表性的事件，使用的是最朴素的工具。关于这些，我们一会儿再谈。”
“按照我以前的处理方法会怎么样呢？”小强一边想着一边自语道。
“这个你应该比我更清楚，你可能会：
1.被其他事情干扰之后，重要而紧急的会议资料将无法按时完成。
2.正在思考销售策略的时候，被其他事情打断，无法继续思考下去。
3.每一件事都无法集中精力去做，创造力和执行力大打折扣。
4.在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪，增加了压力和紧张。
5.你硬扛着压力努力工作，可工作还一点没有要结束的迹象，于是你很烦躁，对同事没好脸色，对上司牢骚满腹，对工作敷衍了事，随后，同事、上司、工作也以其人之道，还治其人之身，这就形成了一个恶性循环。
6.对每一件事情都立即去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。”
“被你这么一说，我还真够惨的。”小强说。
“工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活？何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢？正如David Allen所说，我们应该在工作时尽量追求一种“心如止水”的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态，我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快，感觉自己能控制一切，完全没有紧张的感觉，要达到这种“心如止水”的境界，需要不断地练习和优化“衣柜整理法”。
记住，收集的关键是将“一切引起我们注意的东西”放在“收集篮”里，在清空大脑的同时达到“心如止水”的境界。”
（收集的关键是在清空大脑的同时达到“心如止水”的境界。）
““心如止水”的境界……高，实在是高！”小强一边思考着一边赞叹。
“接下来聊聊收集工具的问题，用来做收集的工具其实蛮多的，有纸质的工具，也有数码的工具，比如：收集的工具
◎实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区
◎纸制的记事簿、便签、备忘录
◎电子备忘录
◎录音设备
◎电子邮件
具体的工作篮：标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的，用于存放纸制资料，如文件、资料、发票、请柬等。
书写用的纸张或记事簿：活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本，都可以出色地捕捉你的灵感。便签的好处是可以贴在你的办公区域里，随时提醒自己，而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。
电子记事簿：现在的电子产品层出不穷，几乎所有的手机都支持便签、行事历功能，但是如果你打算好好地管理时间的话，还是推荐你用Palm或者Iphone之类的智能手机。
音频产品：目前，可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备--如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息，使用这样的工具最大的好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法，做到几乎完全同步，但是这需要有一个整理的步骤，因此在我们周围很少有人这样做。
电子邮件：如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的，那么，你的计算机中就包含着一些临时区域，可以用于保留收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问，如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰，那你的工作也将如此。
关于工具的使用我们还有下面几条军规：使用收集工具的三大军规
1.收集工具越少越好：有些人喜欢用笔、纸收集，有些人喜欢用手机收集，有些人喜欢用Outlook收集，这都无可厚非，但是如果你既用笔、纸，又用手机，还用Outlook去收集的话，那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统，比如我一直以手机收集为主，搭配笔、纸进行收集。我的手机是Palm650，全键盘，录入起来很方便，不论是工作中，还是公交车上，或者是在朋友家里聊天，随时都可以记录下大脑中的想法。比如说，在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包，赶紧记在手机上，设置好下班后提醒自己，然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪，但是很快大脑又恢复了平静。
