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第8章 合作型组织的十原则(1)

创建合作型组织是一个长期过程。大多数组织与特定消费者团体,甚至大型项目组的特定内部团队都有着卓越的合作;然而,很少有组织能以形成其工作世界中充满活力的多种关系核心小组之卓越合作而引以为豪的。我们建议,当你采取类似努力时,你要看到你的组织致力于高效并且具有生产力的合作的全面能力,然后采取行动提升这种能力。

这种关注代表着一种关于团队和组队能力更多传统讨论的分离,或者说是这种讨论的发展趋势;这里所陈述的原则是为组织层次的运用而设计的。当代的团队和项目快速地形成和再形成,因此,组织一度被界定为以时间为中心,业绩显著的团队特征就极为重要。本章就是关于类似组织特征的。

下面的讨论描述了“如何行动”以保证你的组织在跨层次、跨团队、跨功能以及跨组织时实现高效、有效合作时具备相应能力,受到一定约束,它同时也涉及到与外部伙伴——消费者、小贩、商业伙伴、政府以及其他非营利机构一一实现有效合作的问题。

下面将描述支持建立合作型组织的十原则——这些特征会确保组织与当今商业环境中横跨无数合作任务实现高效、有效的合作。这十项原则是:

1.关注获取企业成功的合作;

2.定位组织支持体系以提升所有权;

3.明确并加强“一些严格的准则”;

4.探索集中与分散的规律;

5.及时管理复杂协调;

6.建立讨论、对话和信息分享的较高标准;

7.培育个人责任感;

8.使权威、信息和决策制定保持一致;

9.把合作视为一个有计划的程序;

10.设计并提升灵活性组织。

各项原则的信息总结。

1.关注取得企业成功的合作

建议合作,关注企业成功似乎是重复显而易见的话题,很难想像由于非企业原因会建立或认可正式的合作性活动。然而,这一原则超出了使人们谈论工作和关注与企业相关之成果的范围,它还提供了一个由教育和沟通支持的共同背景保证组织的所有成员理解并忠于特定的企业目标和组织战略。这种对企业成功的关注授权给参与到正式及非正式合作性活动中的人以组织的最大利益行事。

关注取得企业成功的组织包括下述类型成员:

·理解企业的中心目的,包括对消费者、投资者和其他股东的责任;

·认可企业的竞争性本质和当前及前在竞争性优势的来源;

·认可谁是他们的消费者/客户,认可参与到改变消费者/客户要求中的重要性;

·理解与组织每一个单位和子单位业绩目标相关的自身角色和责任;

·做出与企业长期、短期要求一致的决定。

重要性

关注企业成功的合作为共同工作提供了背景和动机,为所有组织成员提供了共同目的、更大范围内的成员归属感以及一套共同分享的设想;这种关注也为成员提供了忽略或通过个性或价值观差异开展工作的动机。

绝大多数组织成员非常想圆满完成好的、有意义的工作,他们想因为谁工作和他们所做的工作而感到自豪,因此,成员必须能透彻理解组织的整体目标。他们必须能向其他人解释这些目标,了解这些目标怎样被运用到他们每天工作的许多选择中去。他们还必须理解这些目标和他们个人的关系、集体责任和他们必须与之合作的人的责任之间的关系。

当其生效时

当合作关注企业成功时,参与者开始对他们需要谈论什么、怎样优化时间以及必须进行的交换有一个共同的理解。为意译斯蒂文·肯威的观点,他们以“思维之终结”这种普遍观点开始。合作与更宽泛的理解需求一起发生,要求平衡参与者的需求、紧急工作的需求以及更大型组织的需求和目标。这种关注可以阻止并非为更大型组织之目标和宗旨服务的方法出现。也许更重要的是,它建立了一个修正和妥协期,尽管确立了工作计划,工作组还能产生非兼容的解决之道。

2.整合组织支持体系以提升所有权

这种背景下,所有权是指组织成员对企业及其成功的个人责任感。

人们很少全心致力于复杂的、令人泄气的、冒险的活动,这类活动的特征是无个性的,并且经常是无热情的责任感的成功合作。支持体系是组织培育这种责任感的最直接方式,这些支持体系包括:

·领导体系(允许或期望谁去领导;奖励领导的标准是什么;领导权如何与责任、专业知识和承诺相关;什么领导风格是有价值的);

·信息和沟通体系(与不同的人沟通什么以及用什么样的方式;对哪些人在哪点上什么信息是有用的);

·业绩管理体系(什么行为重要;组织如何监控与这些行为相关的个人和集体行为;怎样以正式、非正式的方式奖励这些行为);

·学习体系(组织对员工的态度以及组织培训和向员工学习的方法;同化的方法;来自外部世界的可用的信息和观点;决策制定的标准和程序);

·组织和设计体系(建立报告、学习、特殊任务单元的程序和标准,以及这些单元间的关系)。

在合作型组织中,这些支持体系是有意识地设计并积极管理支持合作型活动的。

重要性

有效的合作赋予组织成员以做出重大的、时间敏感性强的决策的责任。除非组织成员完全了解组织并对组织负责,否则授权他们决策制定是很危险的。恰如其分的教育、设计和奖励的支持制度是杰出的合作能力的前提条件。而且,这些支持制度肯定是有意识地设计的,以保证这些制度和其他制度以及有效合作的整体目标实现整合。

当其生效时

支持体系实现正确整合时,组织成员因与组织目标一致的方式行事而受到鼓励和奖励。下面描述了合作型组织中每一项支持体系是如何发挥功能的。

领导体系。合作型组织中的领导角色和责任是多种多样的。领导者作为管理者、老师、教练以及协调者;领导是组织各层次所有成员因环境需求所期望和接受的。专业知识和责任在决定既定环境中谁成为领导者时与正式领导同样重要。

信息和沟通体系。合作型组织依赖于持久的、高效的信息流和理念流;需要尖端的信息技术(IT)制度,这种体系伴随着塑造和鼓励开放式沟通的文化。合作型组织成员除了获得其他重要的股东信息和观点之外,也需要接近其消费者或获得关于消费者的信息。

业绩管理体系。业绩管理体系包括指导、再指导成员行为的制度,这些行为旨在达到组织目标的目的。在合作型组织中,这些体系在个人、团队及组织层次上提供了指导和奖励。

学习体系。合作型组织拥有先进的正式、非正式的学习体系,对持续学习有很高的评价。为收集吸取教训、解决问题和参与其中的信息而设计好的培训和发展项目、确立好的方法也是这一体系的一部分。组织收集总的数据集合和信息处理技能以改善组织方法,参与到未来的挑战和发展良机中去。

组织和设计体系。设计合作型组织以及这些组织内的合作型单位是为了反映工作的变化本质。典型地说,它们是由暂时和半永久的团队结合组成的,每一个这样的结合都建立在对工作的要求、工作中互相依赖的层次以及所需的专业知识基础之上。除了这些正常的合作机制,成员们还被鼓励投身必需的合作活动,尽到合作型责任。

3.明晰并强化“一些严格的准则”

“一些严格的准则”指的是组织内部控制决策制定的一套指导原则,这些准则界定了组织的全部价值观和竞争性方法,允许组织成员有很大的余地达到目标。这些准则或原则为组织提供了始终如一的指导,确保富有成效的合作努力保持必要的凝聚力。这些准则可能包括:

·生产设计决策中成本与业绩的相对分量;

·一位特定消费者或一批消费者的相对重要性;

·组织的全面伦理原则;

·服务转让中质量与速度的相对重要性;

·组织什么时候、怎样回应变化。

合作型组织的正式和非正式领导人都强调对这些“准则”的忠诚。

组织通过持之以恒地运用这些指导原则维持必要的凝聚力和协调性以达到组织目标。然而,在预算范围内,个人和工作组得到鼓励,使用革新性甚至实验性方法达到他们的目标标和组织的目标。

重要性

今日的组织在复杂的、充满活力的环境中运营。成功通常依赖于所有成员收集和有效回应来自各种来源的复杂的、可转换信息的能力。然而,同一背景下所做的决定能够保证组织对其消费者、制定的准则及竞争性地位维持同样的责任。理想的制度代表了高度结构化与杂乱无章的环境之间的最优平衡,前者限制了成员适应变化着的需求的能力,后者则几乎不能为成员提供始终如一的方向。

当其生效时

“严格的准则”允许团队在责任范围内充分发挥功能;允许团队与确保在同一套准则下发挥职能的其他团队交涉。“很少”的准则允许这些团队灵活地、创新性地回应企业充满活力的本质。此外,组织成员确认组织内部什么是有价值的,相应地,什么是有所为和有所不为的;他们可以用明晰、准确的术语清晰地界定什么是界限。

4.探索集中和分散的规律

分散和集中是所有合作活动的核心方法;没有这些方法就不能发生真正意义上的合作。分散是种方法,通过这种方法,合作成员提出需要考虑的不同观点;集中是成员用来达成共识的方法。

重要性

我们像孩子般地学习分散和集中的方法,尽管从没有人为我们张贴标签。我们一注意到其他人使用这些原则很可笑时,就学着提出关于使用什么原则、在哪里使用原则以及怎样使用原则的不同观点。我们面对并拥有各种不同选择,要决定使用一个或多个选择(整合)。我们知道权力在决策制定过程中发挥着作用(如果你想与你的兄长玩,就要玩他想玩的),正如使用工具一样(你必须有球才能打球);环境的限制(没有院子或场地就不能打篮球);玩家角色的确定(男孩不参加茶道);以及上级管理层的指令(不许你在泥地里玩)。带着这些复杂性,几乎我们所有人都可以成功地管理分散和集中的方法。我们都在与其他人游戏。

合作中,我们早先努力的优点就是与合作伙伴有共同的目标(获得乐趣),有一套共同分享的设想(我们相信乐趣相对容易获得,这涉及到一些行动)。我们不想陷入持续分散的僵局中(我们想玩,不想谈论玩),我们凭经验测试决策(我们选择游戏,有趣时选择它,否则换一个选择)。以一种可接受的规律,带着少许想法或没有想法,我们分散和集中,正如在每种活动中所花费的时间相对平衡。

伴随着合作变得越来越复杂,决策制定和经验测试之间的时间差越来越大,管理分散和集中方法变得更具有挑战性(乐趣少了)。然而,正是这种发生在组织的、团队的以及个人层次的管理取得了极大的合作成功。这两种方法中的些许的不精密都会导致差的成果,使参与者觉得沮丧。

当其生效时

当集中和分散得到有效管理时,这种方法就有了可确认的规律。这种规律存在于作为整体的组织中,也存在于致力于合作型工作中的个人和团队中。在给定的面对各种观点或存在分歧的时间和注意力与花费在通过这些选择进行工作上的时间和精密性之间有一种全面的平衡感;如果决定不经常改动则可被视为消息灵通,必要时从属于测试和修正。

当这一原则生效时,复杂的合作型活动就循环发生了,形成一系列“反复的方法,产生与所有派系利益一致的产品”。这些循环使用工具和策略确保足够的分散活动,包括面对个体成员的观点、对比不同来源的数据、产生许多意见和方案、具体化抽象的事物并包含决策中所有相关的观点;也使用工具和方法管理集中活动,包括赞成决策制定观点(价值观、目标、人物、协调标准)、分析先前赞同方法时使用的数据、通过意见使用标准分类、尽可能明确地制定计划以及明确决策制定责任。

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