再次，还要注意，收到对方传真之后，需要进行及时地处理。
但凡传真过来的文件，一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级；该传达的传达给下级；该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。
最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。
下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论，宣泄情感，寻找至交，以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：
其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。
有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。
他给人的感觉好像是太寂寞了，结果把我变成了他的陪聊的对象了。
其二，不要让你的邮件成为垃圾邮件。我们每天把电子邮箱打开时，往往会发现大量的邮件充斥其中，有时候甚至会“爆箱”。该来的没发过来，不该来的却满邮箱都是。这主要是因为某些不自觉者滥发邮件所致，所以不要乱用它，不要把没有任何实际内容的电子邮件乱发给别人，尤其是不要把它乱发给陌生人。不要使之成为了垃圾邮件，或使自己的电子邮件成为骚扰别人的东西。此点是很重要的，因为垃圾电子邮件和生活垃圾一样讨人嫌。
第二，要内容简短。此项要求与传真要注意的问题相类似。一般而言，电子邮件的主题要明确，而且通常应当只有一个。其具体内容，则宜短不宜长。一般来讲，它有一个页面就足够了，不要让人家反复去翻动。否则主次不分，令收件人难测虚实，甚至感到厌烦。
第三，要信息真实。不要在电子邮件中传递不真实的信息、哗众取宠的信息、以讹传讹的信息、有碍社会或公共安全的信息，这一点非常重要。电子邮件中所传递的信息，应以真实为第一位的要求。不仅自己不能制造虚假信息，而且也不能主动传播、扩散来自别处的不真实信息。
第四，要讲究公德。使用电子邮件时，一方面不要骚扰别人，另一方面则要注意公私有别。要做到：私人电子邮件用私人电脑发，公务电子邮件用公务电脑发。我们经常看到有这样的人，把公家的电脑当自家的电脑玩，上班时间发短信，使用公用传真机传自己的信息，这都是假公济私、用心不专的表现。还有个别的人，使用公用电脑发电子邮件，这让别人感觉有占小便宜之嫌。比如，我们前面讲到信件的问题，有一种非常让人看不过去的情况：就是使用公用信笺来进行私人通信，占小便宜。你缺这么点钱吗？这是很不应该的。
第五，要格式规范。具体使用电子邮件时，尤其是撰写电子邮件时，务必要令其格式符合规范。此乃通讯的普遍性要求。比如，你写信要使用标准信封。信封不标准，科学化的现代通信设备就无法通过，它就会被退回来误事儿。电子邮件也有类似情况，否则操作起来会有难度。
大体上来讲，使用电子邮件所要注意的问题就是以上这些了。
除了每天收发电子邮件和传真以外，目前很多现代人都是手机短信迷。手机短信的使用也有一些人人需要关心的注意事项。
人们把喜欢收发短信的人叫做“拇指一族”，我最近也成为其中活跃的一分子，每天收发的短信大概会有上百条。有时候短信息也确实帮了我很多忙，让我感觉到越来越离不开它了。从公务礼仪的角度来讲，我认为手机短信息的使用至少有以下四点需要掌握的基本规则。
第一，要双向使用。不是每个人都会使用手机短信，也不是每种手机都能收发手机短信。有一回，一位老兄给我发了一条彩信。当时我的手机不能接收彩信，所以就没有收到。像我老爸也有一个手机。但是他老人家的手机并没有收发短信的功能，是比较老的机种。老人家节约，说能接听就行了。我老婆给他发过好几次短信。有一天，她悄悄跟我说，老爸怎么不给我回短信？给他拜年也不理人家。我说你没弄清楚吧，爸的手机根本没这个功能，是最原始的那一代。它就能接打电话，再没有别的功能。所以说手机短信要双向使用，否则不协调，不对称，不能进行有效的沟通。
第二，要适度使用。在正常情况下，发手机短信当然可以，但应有事才发、需要才发，并坚持有收必复。只是不能使之成狂成癖，否则会构成骚扰对方的问题。有的人手闲不住，不收发短信就会难受。我经常看到这样的情景：有人一边说话，一边手指头狂动，甚至口中振振有词。其实他手里往往没机子，只是条件反射，不按信息键他难受。有人有事没事都总是要查看一下手机，像是其生命构成的一部分，成了习惯性动作。总之，手机短信的使用以适度为佳。如果过了头，于人于己均无益处。
第三，要合法使用。在讲到传真机、电子邮件时，我们都提到过，不能扩散不文明的、不道德的、非法的、违纪的、有碍国家安全的信息，以及低级趣味、耸人听闻的信息，会使人心混乱的一些谣言，等等。在使用手机短信息时，此点亦应注意。对此类无益的信息，我们理应不制造、不传播、不相信。这是现代人所应具备的一种基本修养。
第四，要文明使用。什么叫文明使用？简言之，就是不可在外人面前目中无人地使用。比如，我在这儿给你上课，你就不要在那儿发手机短信了。
那天，我在那儿讲课，一个学生表情很严肃，手却在底下乱动。他并没有用电脑，那是在干什么了？我让他站起来，他的手出来了，原来下边摁着一个手机，导航键在那儿导着，正在偷发手机短信呢。
这样做，就是不文明，就有点失敬于对方了。
开会的时候，跟别人交谈的时候，接发手机短信都不好。你说，我在上面上着课，我能把手机拿出来看短信吗？那是非常不合适的。
有的时候，手机垃圾短信也很让人心烦。其制造者、发送者、传播者都是不文明的。有的人利用这个手机短信，发一些什么你中了大奖啦、你中了名车啦、到我这里来领奖吧，这种莫须有的信息。诈骗的、非法的信息有时也有。这样的一些垃圾短信，我们绝对不能信，也不能传播。
第五，要署名使用。当我们发送手机短信息给别人时，切勿忘记署上对方与本人的姓名。署上对方的姓名，是为了表示尊重对方。署上本人的姓名，则是为了说明该信息来自何处。发送手机短信而不署名，其实是十分失礼的。
在现代快节奏的生活中，手机短信、电子邮件和传真都是人们进行日常交往的主要联系工具。在必须使用它们时，我们千万不能因为礼仪不周而影响到彼此之间的沟通与交流，希望大家引以为鉴。
