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第38章 沟通管理(2)

首先,在你的事业尚未发展,或是决定胜负的关键时刻,甚至是在落魄的时候,能够找到生命里“雪中送炭”的贵人,才是人生最重要、最务实的人缘。而这样的人,通常不是来自于自己的父母、亲人、师长,就是忠诚的兄弟。

其次是,当你开始逐渐发达的时候,不要拒绝锦上添花的人。要妥善发挥“锦上添花”的妙用,“花花轿子人人抬”。

每到一个董事长或总经理的办公室,我们总会看到这些老板与当地政府官员,甚至是和元首级人物的合影,或是某某高官致赠的匾额等。这些往往显示他政商人缘的充沛,与各种关系的良好。有助于提升客户对自己公司的信心,进而有更大的生意可以合作。

思想家萨缪尔·强生说:“倘若有人未能随着人生每段历程结交新的朋友,他很快就会变成孤家寡人。每一个人都应该与时俱进,来维护和发展自己的友谊。”

你是否想过那些公司交际高手是从哪里来的?自己上司的老板是从哪里找人来填补你头顶的空缺的?

或许你也知道这个秘密:是他的交际圈。因为他们在高尔夫球俱乐部、商人圈或其他任何闲暇时间相互认识并且交上了朋友,于是老板便“发现”了他们。

这时,你会认识到良好的沟通能力、广泛的人际关系对你而言意味着什么。意味着你平时就应该经常广结人缘,了解外面的世界人们都在做些什么。只有这样,当你需要时才会有很多人向你伸出援手。

善于编织人事关系的交际高手往往乐意雇用朋友的孩子,提携高尔夫球友或牌友的女婿,乐意拉拢将来可能对自己有利的人。这样一旦自己需要寻求别人的帮助时,手上便有一堆现成的人情债可以讨,而且往往不费吹灰之力便能讨得到。

周末、晚上别老蹲在家里,多出门去参加一些社交活动。无论是什么,只要加入并参与就够了。多结识一些朋友,建立自己的人事关系网,对你的生活、事业将会有很大的帮助。

所以从现在起与你周围的人架起沟通的桥梁,编织你的人事关系网吧!

保证有效沟通,做到信息共享

人们需要信息来做决策和完成工作。要在公司政策中申明:要尽一切努力为部属提供所需的信息。

除非你主动引导并与之交流信息,人们通常不愿意把所知道的事情告诉别人。为了使信息共享,要建立交流信息的有效方式,如报告、活动总结、布告栏的通知、全体会议及团队工作等。现今通过个人电脑在局域网内获得信息的方式已经成为许多公司获取帮助的有效方式。

有时候,由于人们拿不准问什么问题才能获得所需信息,所以信息不能得到及时交流。通过使每个人都了解整体情况的方式,这个障碍可以在一定程度上得以克服。

缺乏沟通是当前组织面临的最大问题之一。解决这一问题的最佳方式就是安排关键的相关人员参加会议,彼此向对方解释正在忙什么。经过问答过程,相互间的真正理解就实现了。

要向每个部属强调投入一定的时间和精力以保证知道彼此在干什么的重要性。

人们总是要通过一定的渠道和方式来交流信息、沟通思想、协调行动的。如果沟通渠道堵塞,互不通气,就会造成了解情况上的片面性,“听风就是雨”,引起认识上的偏见和感情上的隔阂。有时,信息传递失真,也会产生误解和歧视,引起冲突。例如,在一个企业,往往由于信息渠道的不畅,设计、供应、生产、销售几个部门就常常在工作上发生冲突。

在工作完成过程中,如果遇到与他人交流上的困难,工作的完成就会受到更多的困难。如果电话系统、对讲机设备或者其他交流系统经常给员工带来麻烦,就会从多方面降低工作效率。

员工们知道自己是多么需要交流。要给他们机会提供系统设计的意见。当今的科技使交流系统能力的扩展成为可能,使得能够设计并获得对员工起积极作用的交流系统。

企业内部交流的障碍及其消除往往受到多种因素的影响,主要表现在文化、组织结构和心理方面。

一个组织内员工之间文化水平比较接近,信息沟通就容易进行。相反,员工的文化水平相差比较大,信息沟通就相对困难。组织是靠信息沟通、协调和组织全体成员的力量来实现组织目标的。如果员工文化水平低,则经理将难以同他们进行有效的信息沟通,步调就难以保持一致,妨碍组织工作效率的提高。例如,组织目标的宣传、工作的分配、工作措施的落实、技术改造等,都需要与员工进行沟通。为了解决或避免文化水平的差异所造成的信息沟通障碍。在选拔员工时对文化程度应该有一定的要求,对在职员工进行多样形式的培训,或鼓励他们自学文化知识等来提高其文化水平。尽量使交流的内容适合对方的思想水平和文化水平,使之充分了解交流的内容。

从前有一个秀才上街去买柴,他见到卖柴的人就对他说道:“荷薪者,过来。”这个卖柴的是个农民,没念过什么书,也就听不懂这位秀才说的“荷薪者(担柴人)”三个字是什么意思,但是卖柴的人却听懂了“过来”俩字儿,于是这个卖柴农夫就把柴担到了秀才的面前。

这时秀才接着再问:“其价如何?”卖柴的听不懂这句话,但是他听到这句话里面有个“价”字,于是卖柴的就告诉秀才价钱,秀才接着说道:“外实而内虚,烟多而焰少,请损之。”(其意思为:你的木柴外表是干的,里头却是湿的,燃烧起来会浓烟多而火焰小,请减些价钱吧!卖柴的人因为听不明白秀才所说的是什么意思,于是就担着柴走了。

公司是人来人往的地方,又是人们交谈的场所,在好的公司里,信息就像是一只自由的鸟,可以毫无障碍地飞来飞去。

现代社会的管理者应能了解工作与信息的关系,以便在公司里能够培养一种学习和成长的气氛,促进公司的发展能力。

好的公司会利用科技这一在未来职场的最大资源,善用独一无二的沟通和学习方式,激发新职工发挥最大的价值,并从中选择吸收大量信息。现代职员多习惯于接触以各种形式呈现以及提供各种不同观点的科技信息,所以他们在反映出这种经验的信息环境中最能得心应手,因为信息就是他们成长的营养。

由于具有信息最佳接触管道及公开沟通的环境,使员工在工作中觉得有保障、能够胜任、有力量,而且有创造力;使员工更有效率,更有生产力,更乐于为管理者效力,做出最好的成绩。实践证明,管理者若能提供充分的信息来源,他们将会是非常有效率的信息消费者。因而能有效率地提供信息,制定明确的目标,并保持沟通管道的畅通。

公布新的信息,可使员工能够制订每周目标及业绩,以随时改善计划,回答并解决问题。透过这些途径,有效率的管理者用简单的方式让员工固定接收信息,就使得员工有自信、有效率、有生产力及创造力。

财务部陈经理结算了一下上个月部门的招待费,发现有1000多块没有用完。按照惯例,他会用这笔钱请手下员工吃一顿,于是他走到休息室叫员工小马,通知其他人晚上吃饭。

快到休息室时,陈经理听到休息室里有人在交谈,他从门缝看过去,原来是小马和销售部员工小李两人在里面。

“呃,”小李对小马说,“你们部陈经理对你们很关心嘛,我看见他经常用招待费请你们吃饭。”

“得了吧,”小马不屑地说道,“他就这么点本事来笼络人心,遇到我们真正需要他关心、帮助的事情,他没一件办成。你拿上次公司办培训班的事来说吧,谁都知道如果能上这个培训班,工作能力会得到很大提高,升职的机会也会大大增加。我们部几个人都很想去,但陈经理却一点都没察觉到,也没积极为我们争取,结果让别的部门抢了先。我真的怀疑他有没有真正关心过我们。”

“别不高兴了,”小李说,“走,吃饭去吧。”

陈经理只好满腹委屈地躲进自己的办公室。

清华管理课强调,对一个管理者来说,要做到有效地沟通就必须亲身参与、亲自出马。管理者需要亲自以简单明了的言辞说明企业的独创之处,整个企业日后何去何从以及大家要如何通力合作。这种沟通是企业获得长远成功的关键之一。

正是通过这种与员工面对面的沟通,协调了内部的意愿,从而使得所有的员工协调一致地为了企业的共同目标而努力工作。这就是企业获取成功的关键。

在沟通中,听比说更重要

听人说话之所以备受重视,不仅是因为其有助于对事物的了解以及对说话内容的掌握,更因为听话是与他人个性契合、心灵沟通的根源。现代社会观念,已认识到说话的方法、交谈的技巧、相互的了解等对于和谐的人际关系的重要性。但是,大多数人仍偏重于说话的技巧和表达能力,致力于这方面的学习与训练,而忽略了听话要了解话中含义的重要性。倾听别人说话表示敞开自己的心扉,坦诚地接受对方,宽容对方,体贴对方,因而导致彼此心灵融通,是现代社会取得良好人际关系的又一个重要方面。

清华管理课强调,有些人不仅不肯倾听别人说话,反而要求别人听自己说话,只准自己享受说话的乐趣,而不把他人放在眼里,这是一种不尊重人的表现。别人如果忽略了他的话便愤怒不已,面露不悦,若迎合奉承便沾沾自喜;若有人提出不同意见便立即反驳并给予恶劣的断语,自认为自己是正义的化身。而类似这种人即使长于说话技巧,也只能说一些冠冕堂皇的话,运用小聪明偶尔博人一笑,在人生交际场上暂获一时的成功,但人们与之久处以后,便会了解底细,他也终究是要跌下来的。

第一,全神贯注地听别人讲话,眼睛注视着说话的人,脑子里要设法撇开其他的事情,将注意力始终集中在别人谈话的内容上。

第二,耐心地倾听,不要轻易地打断别人的话,不要因对方的叙述平淡而漫不经心,也不要在别人结结巴巴讲不清时,流露烦躁和责怪的神情,更不应在别人讲不同意见时,听不下去,而反驳或争吵。

第三,有响应地听,通过点头、微笑、手势、体态、语言等作出积极的反应,鼓励对方完整地说出自己的意思。

善于倾听下属说话的管理者,会让下属感到他是值得交往的朋友,并愿意与之相处,他与众人的关系也将日益密切起来。专注凝神地倾听别人说话吧,它将使你获得成功与友情。

一位非常有名的主持人与小朋友对话。通常情况下,因为时间有限加上主持本身的控场欲望,主持人会经常打断嘉宾的讲话,又何况是个小朋友呢。

于是主持人问小朋友:“你长大后做什么?”

小朋友很得意地说:“我要当飞行员!”

主持人又问:“有一天你开着客机在太平洋上空翱翔,但飞机油快用光了,怎么办?”

小朋友很有把握地说:“我让乘客系好安全带,然后我就系好降落伞跳下去!”

此时主持人哈哈大笑,笑得小朋友莫名其妙,很不服气地嚷起来:“你笑什么啊?我赶紧找油去啊!我无论如何要带油回来的!”

小朋友的淳朴天真十分感人,可是人们却误会了,一听小朋友要先跳下去,就马上打断小朋友的讲话,然后想到小朋友自己先逃跑而冤枉了他。

回顾我们在经营企业的过程中,每天在我们身上上演着多少类似的情况呢?

我们有许多领导人在布置工作或与下属沟通时,常常借口忙碌而无端打断别人的讲话。

想想看,企业经营中,话听一半就下结论,这样的结论会是怎样的?

一旦与事实不符甚至误解,甚至歪曲,其后果又将是怎样的?清华管理课强调,会听才有基础去说,学会说的前提,是先学会听。

员工寄希望于领导的,不只是对个人生活的关心,还希望领导能广开言路,倾听和接纳自己的意见与建议。

如果一个单位职工反映,“领导从不让我们讲话”,“我们只有干活的义务,没有说话的权利”,那就糟了。所以应当注意,在制订计划、布置工作时,不要只是领导单方面发号施令,而应当让大家充分讨论,发表意见。在平时,要创造一些条件,开辟一些渠道,让大家把要说的话说出来。如果不给员工发表意见的机会,久而久之,他们就会感到不被重视,抑郁寡欢,工作也感到索然无味,丧失主观能动性。

有些人把“人和”定义为不吵不闹,没有反对意见,开会一致通过等表面现象。他们一般不愿看到下属之间发生任何争端,同样这种领导也不喜欢下属反对他的意见。如果有四五种意见提出来的话,他们便感到不知所措。用的最多的办法也不过是说:“今天有很多很好的意见被提出来了,因为时间关系,会议暂时到此结束,以后有机会再慢慢讨论。”想尽办法去追求“人和”,这里的领导恰恰忘了很重要的一件事:一致通过的意见不见得是最好的。

假如下属对方案没有异议,并不等于此项方案就是完美无缺的,很有可能是下属碍于情面,不好意思当面指出。因此,这时领导者切不可沾沾自喜,应该尽量鼓励下属发表不同的意见。鼓励的方法主要有两种:

第一,你必须放弃自信的语气和神态,多用疑问句,少用肯定句。不要让下属觉得你已成竹在胸,说出来只不过是形式而已,真主意其实早就定了。

第二,是挑选一些薄弱环节暴露给下属看,把自己设想过程中所遇到的难点告诉下属,引导别人提出不同意见。只有集合多方面的意见,不断改进自己,才能更上一层楼。良好的相处往往不是相互忍耐而得到的,有很多时候,反倒是争吵的结果,俗话讲“不打不相识”,其实就是这个道理。

当然,当你决定选择下属提出的意见中的某一种时,必须注意切不要伤害其他意见提出者的自尊心。首先,必须肯定他们的意见是有价值的;其次,用最委婉的方式说明公司不采纳该意见的原因。不要让持不同意见的下属有胜利者与失败者的感觉,不要让他们之间产生隔阂和敌意。若能妥善处理好这些问题,反对之声不仅不是领导者的祸水,或许还是领导者的福音。

任何一个单位,下属不可避免地存在牢骚、抱怨。员工们的抱怨对领导者来说可能是小事一桩,但对员工们自身来说却非常重要,领导不应该把员工们的抱怨看成是幼稚、愚蠢的而予以忽视。员工虽然不会在心存抱怨的情况下辞职,但他们会在抱怨无人听取又无人考虑的情况下提出辞职。如果事情弄到这一步就难以收拾了,因为他们会感到一种对他们人格的不尊重,令他们无法忍受。

不满并不意味着不忠。一般认为,对某一事情不满的人一定对公司或管理部门充满怨恨,这是极为荒谬的。

身为领导者,抚慰、礼遇下属就必须耐心听一听他们的怨声。下属忍气吞声,表面上一团和气,但却会严重影响工作的效率,进而会危及到企业的生存和发展。如果你能随时处理抱怨者的不满,解决他们的问题,他们就会对你心存感激,因为他们会真切地感到领导对他是重视的。因而在以后的工作中会更努力,依你的计划办事。

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