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第21章 第五大工具:人脉管理(2)

有专家认为,人脉的积累是长年累月的,是一种在工作和生活中养成的习惯,并不是一件要刻意定时完成的项目。不管是一条人脉,还是由一条人脉延伸出去的更多条人脉,都需要长期的付出与关怀,这样才能在看似不经意间逐步建立起自己的人脉网。

(3)应用范例

许涛原来学的是电子方面的一个专业,毕业以后听从父母的意见,进了一家事业单位。虽然工作很顺利,但许涛很不开心。他想出去闯一闯。可又觉得没有所谓的特长,比较中庸。有一天,在和朋友一起吃饭时,他从口袋里拿钥匙,不小心掉出来一个钥匙链,朋友帮他捡起来,一个做得很漂亮的钥匙链!朋友很感兴趣,问从哪儿买的。他说不是买的,是自己做的。朋友非常惊讶。许涛告诉朋友,他从小就有这方面的爱好,虽然他也经常买这方面的杂志,可是仅仅是单向的,他在收获这种信息,而没有主动地去做。因为他父母认为做这种东西“不是一个正经的路子”。朋友建议他想更多的办法,加入一些模型、制作这方面的圈子里去,比如多接触一些相关的网站。半年后,许涛就在网上认识了几个工艺品制作行业的朋友。他把自己的设计拿给他们看,那些人非常认可,邀请他加入,工资是原来的三倍。

许涛成功的因素主要有以下几点:

①我选择我喜欢。

②具备多年积累的经验,包括知识、技术、眼光等。

③拓展人脉资源,打入制作圈子。

(4)黄金实践

作为一名职场人士,你是否总觉得满腔抱负没得到上级的赏识?是否希望能有机会在老板面前一展才华?那么,你会怎么做呢?

①守株待兔。

②摸准老总上下班的规律,算好他进电梯的时间,特意去守侯,希望有机会遇到老总,打个招呼。

③详细了解老总的奋斗历程,弄清老总关心的问题,精心设计好简单而有份量的开场白,算好时间乘坐电梯,尽量跟老总碰面交谈。

选择之后,马上去做,看看会有什么效果?

2、有效避免沟通中的问题

在职场中,没有沟通就没有进一步的交流。只有打破沟通屏障,沟通才能发挥传递信息、凝聚情感、输送养分的作用,人际关系才会更圆融,职业发展才会更有活力,成功才会更绚烂且更有意义!

(1)职场巴别塔

随着世界经济发展水平的提高,沟通在一个人职业生涯中的地位达到了前所未有的高度。更确切地讲,高效发展离不开沟通,沟通渗透于一个人职业生涯的各个层面。然而,“水能载舟亦能覆舟”。沟通同时也是许多人职业发展的瓶颈。如果沟通遭遇障碍,沟通变成了不通,展现给你的必然是这样一幅令人沮丧的画面:你与对方的关系就像水与火、阴和阳、重金属摇滚和莫扎特一样,是不可调和的两个对立面。

有人曾用人体的三个器官来形容三种不同方向的沟通障碍:往上沟通没有胆,往下沟通没有心,水平沟通没有肺。

沟通不畅就像巴别塔难题(BabelProblem,巴别是《旧约全书》中的一个地名,古人欲建造巴别通天塔,上帝使他们突然语言混杂,彼此无法沟通,通天塔的建造被迫中断),是很多职场人士都曾碰到过的。有调查表明,55%的管理者将自己描述成“出色”的沟通者,但只有35%的员工予以认同;只有8%勇敢的管理者承认自己的沟通技巧较差或者一般,而将近有1/3(31%)的员工也正是这样评价他们。该调查还发现,那些将自己的管理者评为“出色”的沟通者的员工士气更高昂,忠诚度和工作效率也更高。

(2)沟通不畅管理失败,九大障碍应该避免

为什么巴别塔难题会出现?为什么会有这么多的沟通障碍?问题的根源在哪里?实践经验表明,有九大因素导致了巴别塔难题的出现。在现实环境中,你通常都会遇到不止一种因素,且每种因素本身都能产生巨大的影响,因此其综合影响就更加不可小觊。阻碍沟通的九大障碍,又分为个人障碍和组织障碍两种。

个人障碍

障碍一:发送信息的含义不明。你如果对自己所要发送的信息内容没有真正的了解,不清楚自己到底要向对方说明什么,那么沟通过程的第一步就受到了阻碍,整个沟通过程就变得困难。

障碍二:个性因素。信息沟通在很大程度上受个人心理因素的制约。由于个体的人格差异,使得在个体的性质、气质、态度、情绪、见解等的差别,直接导致沟通双方对问题的看法和态度上的不一致,从而引起沟通上的严重障碍。比如对工作关系造成最致命伤害的往往是一些看似无关痛痒的挖苦,或者心不在焉的表现。比方说,如果员工向你反映某个与他发挥工作效率有关的问题,而你没有及时回应,这将对你们之间的关系造成破坏。乔治是某制药公司的电脑技术支持人员,他这样描述自己的经历:“以前我曾试图和老板谈论这个问题,不过他总是左耳进右耳出。问题仍然很多,但他总是听不进去到底哪些问题需要解决。真是太让人沮丧了。”

障碍三:知识水平的差距。在信息沟通中,如果双方经验水平和知识水平差距过大,对方无法理解,或者造成对问题看法不同,就会产生沟通障碍。

障碍四:地位身份的差距。如果地位身份相差悬殊,会影响发送和接受的效果。其一,处于管理层的职场人士,常会考虑自己的尊严,在发送信息时,简单扼要,不作过多的说明,致使身处低位的员工心情紧张,对不明了之处也不敢多问或陈述自己的信息,致使无法真正理解管理者的真实用意。其二,当沟通出现不和谐音符时,许多人常向员工显示自己的权力,使员工有意见不能说,强迫员工接受自己的意见。比如,“到底谁说了算,你干吗不听我的呢?”上述二种原因均可衍生破坏性的行为,造成沟通上的障碍,出现“沟通的冰山”。也即两个人或者两组人在谈话时,谈的是同一个话题,但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分,而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5%~20%,隐含在水面以下的冰山体积,即对方真正想说却没说出的内容则占到80%~95%。

障碍五:不信任。你发送信息时若对对方抱有不信任的态度,就将直接影响你的判断力,对方就会由于紧张、恐惧而影响接受效果,或歪曲了你传达的内容等,造成沟通上的严重障碍。

障碍六:沟通媒介选择不当。对内容极为复杂的信息,若采用言语为媒介,往往不易说清楚,接受者也不易明了。对内容极为简单的信息,若选用文字图表作为媒介,则又浪费时间与物力。

障碍七:传递工具不灵。在选用言语媒介时,发送者的口齿不清,或语言不通,或用语模棱两可,电话中有噪音而听不清;在选用书面文字媒介时,文字不通顺或有别字而生误解,字体模糊而无法看清。以上都会影响信息的有效传递,给沟通带来困难。

组织障碍

障碍八:组织结构不合理。组织内部层次过多,影响沟通的速度;部门过多,增加了平行沟通的次数和需要协调的单位,从而影响到沟通的效果。另外,由于组织层次过多,传达信息时,每层主管都可能加上自己的理解和补充意见。这样,当信息到达员工时很可能已经失真。这也就是常说的“沟通漏斗”现象。沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势,因为漏斗的特性就在于“漏”。当你在众人面前用语言表达心里100%的东西时,这些东西已经漏掉了20%,你说出来的只剩80%了。而当这80%的东西进入别人的耳朵时,由于文化水平、知识背景的关系,只存活了60%。而实际上,真正被别人理解、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的40%具体行动时,已经变成20%了。这就是所谓的沟通漏斗,它的吞并功能可谓强大。

障碍九:信息量过大。信息接受者对信息的复杂性都有一定的接受限度,超过了这种限度,则会发生接受困难。此外,信息量过大,致使接受者无法完全接受,也会影响到沟通的效果。根据一项研究,普通知识型员工每天需要管理200多条信息;39%的知识型员工平均每天有六次或六次以上要被信息打扰;27%的员工必须分心去处理大量信息;而有19%的员工表示,他们收到的信息太多,已经难以招架。另有一项研究表明,员工收到的电子邮件中,有三分之一与正在做的工作没有关系。更令人遗憾的是,电子邮件并不都加强了沟通,而是越来越多地起到了替代型沟通工具的角色。一些必要的面对面、电话或会议交流,被周期长且容易产生沟通误会的电子邮件取代了。那么管理者为何更多地选择电子邮件与员工沟通呢?原因主要有两个方面:①不想和员工当面交涉。特别是对于负面的绩效评估报告、解雇信等,选择通过电子邮件的方式向员工传达似乎更易解决。②认为电子邮件比其他信息沟通方式的成本更低,因此应该取代所有其他的沟通渠道。

以上这些与建立良好的沟通关系背道而驰的行为,都会引发恶劣关系的产生并令其迟迟得不到改善。

(3)巴别塔难题的成功秘诀

巴别塔难题广泛存在于职场的各个角落,几乎无孔不入,乃至当它在你眼前发生时,也不一定能够引起你足够的重视。但要战胜它并非不可能,对问题进行系列分析将有助于你成功跨越上述障碍。据调查,管理人员有90%的工作是沟通。因此,才能与勤奋对于所有人来说虽然尤为重要,但两者只是造就优秀职场人士所需的基本素质。要想真正做到指挥若定,掌握高效的沟通技能是必需的,它能帮助你做到使命必达。

技能一:展现真实的自我

如果你希望与接受者沟通顺畅,打成一片,就必须在沟通过程中表现出真实的自己。要做到这一点可以借鉴下列一些做法:真诚地对待他人,不要戴假面具;沟通过程中,动用自己全部的仁爱、智慧、情感和直觉。研究表明,当你在沟通中做出这些举动时,与你沟通的对象必会做出积极的响应。“表现真实的自我”不同于“做自己”。因为沟通是发生在人与人之间的一种行为,每个人都是站在“舞台”上接受“观众”的评判,虽然他们都以最佳的状态在表演,但是“观众”很快就能识破他们有没有戴假面具。与你一道沟通的对象同样也会在心中衡量你:“这个人值得我信赖吗?我能感觉到真实的他吗?”

技能二:运用“白金定律”

“你希望别人怎么对待你,你就怎么对待别人”。这是普通职场人士遵从的“黄金定律”。而最精明的职场人士遵循的则是“白金定律”,即“别人希望你怎么对待他们,你就怎么对待他们”。事实上,“面对不同的沟通对象,就像邂逅不同的美女,他们性格各异,却都有着一颗火热的心、独立的人格和尊严”。优秀的职场人士在沟通时,对他人总是给予无条件的尊重。就算是批评对方的错误时,也是在尊重对方人格和尊严的前提下进行,做到对事不对人。掌握了“白金定律”的同时还要遵从“三英尺原则”。也就是说,如果你和沟通对象的距离在三英尺之内,而且对方看上去与你有共同兴趣的话,你就要主动与之交谈。

技能三:倾听的艺术

听——当有人来寻求指导或者有建议、意见时,即使你内心有自己的想法,也要暂时搁置一边,用心倾听对方的真实想法。

一般来讲,“听”有五个层次:一是忽视,根本没有听;二是假装听,其实是一边听,一边想其他的事情;三是选择性倾听,报喜不报忧,报忧不报喜;四是留意听,比较注意;五是同理心倾听,也即正确了解他人的感受和情绪,进而做到相互理解、关怀和情感上的融洽,将心比心,这是听的最高层次。前三者是许多人在沟通中存在的弊病。倾听的真正目的是要知道对方讲话的动机是什么,他说了什么,他用什么方式说,他有什么感受。倾听要做到耐心、虚心、会心。同理心倾听是有效倾听的最高表现形式。只有做到有效倾听,才能真正设身处地站在当事人的角度看问题,沟通起来才能减少障碍或无障碍。简而言之,你不仅要用心听,还要听懂对方的意思。

另外,在听对方讲话时,千万不要心不在焉,或心存成见,也不要打断对方讲话,急于做出评价,或者表现出不耐烦,这样会使对方不愿把沟通进行下去。最后,通过观察对方的表情、身体语言等,看是不是有弦外之音。《一生的忠告》作者英国人查斯特?菲尔德说过:“要想了解谈话对象真正的情感,你应该仔细观察他的脸部表情,因为,驾驭语言比控制面部表情容易多了。”

问——在聆听过后,还要会提问。通过问话,寻找对方沟通的真正意图,帮助他找到答案,即在沟通过程中得到答案。这比你直接告诉他答案来得更深刻。因此,有些时候,你即使知道答案也要提问。实践表明,提问还可以加深他对最后得出的共同观点的原创感,增加其参与感和自豪感。

高效的提问有四大顺序:对话式、筛选式、澄清式与核实式。你如果将提问的四大顺序及技巧烂熟于心,自然能从对方那里得到有意义的回应。

①对话式。对话是由开放式的问题组成的。这些问题以谁、什么、为什么、何时、何地与如何这样的词开头。在对话的过程中,不要去问一些用“是”或“不是”就可以回答的问题。小心,“不”可能会毁掉一次对话。对话的目的只是寻找共同点,打破谈话的僵局。

②筛选式。筛选式的问题也是开放式的,内容几乎可以涵盖一切。筛选提问的第一步就是帮助对方针对沟通目标收集相关信息。筛选式的问题就像对话式的问题一样,不以“是”或“不是”作为答案,最初提出的问题通常只会得到模糊的回应。

③澄清式。筛选式的提问将对方引入正确的方向后,澄清式的提问可以帮你确认对方没有偏离正确的轨道。澄清式的问题会将对方给出的模糊回应转化成可量化的回应。澄清式的答案会令对方明确沟通目标与改善标准,以及他们是如果衡量价值的。澄清式的问题同样是开放型的,不以“是”或“不是”为答案。

④核实式。这是一种使用“是”或“不是”就可回答的问题。如果你前两个阶段完成得不错,在这个阶段你将会得到对方“是”的答案。核实式的提问将确保对话双方对具体沟通目标产生一种“共鸣”。这需要用“是”或“不是”就可以回答的问题,来确认你与沟通对象对可量化的沟通目标的认识是相同的。

对于提问在沟通中的意义可以用以下四句话来概括:

不提问就没有收获。

从来没有愚蠢的问题。

时刻准备着提出问题。

还有问题吗?

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