与他人交往的过程中，一个人的礼仪修养，不仅表现在服饰、言谈、举止等方面，而且还表现在信函、传真、邮件等书面语言运用之中。在这些方面讲究礼仪，就会得到人们的尊敬，有利于人际关系的和谐，有利于工作的进步、事业的发展。
一、书信礼仪——鸿雁传书，传递真情
书信是个人与个人、个人与单位、单位与单位之间借助文字交流思想感情、互通情报、联系工作、讨论问题、洽谈业务的一种通联手段。它虽是一种传统的方式，但在现代生活中仍然发挥着重要的作用。那么，我们在应用书信这种通联方式时应讲究哪些礼仪呢？
1.称呼要合适。称呼即称谓，它是人们由于亲属和其他方面的相互关系以及由身份、职业等等而得来的约定俗称。写信一开始便要根据写信人与收信人的关系选用恰当的、符合礼仪的称呼。写给长辈，如有亲属关系的就按辈分称呼，无亲属关系的就按习惯称呼，如“某某先生”、“某经理”、“某教授”等，对高龄者可称“某老”。对长辈的称呼前面一般可加上表示亲热或尊敬的修饰语，如“尊敬的某教授”等。同时要注意，有亲属关系的不要直呼其名，无亲属关系的也应尽量避免指名道姓，否则是失礼的。写给平辈，不论有无亲属关系，均可称兄道弟，如“某某兄”，但不要加姓，也可按习惯在姓前加“小”字，以示亲近。同时，在书信中还可使用敬语和谦语，譬如：尊称对方的亲人为“令尊”、“令堂”、“令兄”、“令妹”，对自己的亲人则称“家父”、“家母”、“家兄”、“舍妹”等等。称别人的书信为“大札”、“惠书”，称读别人的书信为“捧读”、“拜读”。使用这些敬语和谦语时，不要用错了地方和对象，弄巧成拙。称呼应顶格写，并单独成行，这是尊敬与礼貌的表示。
2.问候要热情。问候是人与人交往时必不可少的礼节，写信虽不直接见面，但也是一种交往，所以不论与对方是否认识，也不论交往的深与浅，写信时都要向对方热情问候。问候语可长可短，使用什么样的问候语都应以使对方感到自然、亲切、心情舒畅为原则。常用的问候语有“您好”、“你好”、“你们好”等，如果遇上过年过节、婚礼庆典等情况，问候语则可灵活运用，可写诸如“新年好”、“生日快乐”“开张大吉”等语句。问候语应写在称呼之下，另起一行低两格写。
3.正文要得体。所谓得体，就是有礼貌、有分寸，不要失礼，不要引起对方的不快或者误会。在内容安排上，应先写对方的事情（回答对方来信相问之事或托办之事），再写自己的事，以示对对方的尊重。在语言上，遣词造句要有分寸，要注意词义的褒贬和意义的轻重。一字一句都应该仔细斟酌，做到亲切、自然、有礼貌、有感情。在行文上，要尽量做到简洁明了。如果拖沓累赘，会浪费对方的时间，引起对方的厌烦，这不但是失礼的，而且还有可能影响工作。此外，还要注意不写错别字，不要因错别字而造成误会。
4.祝颂要诚恳。书信的祝颂语，犹如朋友告别时的互道珍重，也是一种礼貌的表示。祝颂语多种多样，可根据实际情况选用。对长辈常用“敬祝健康”、“恭请大安”等，对平辈常用“祝你健康”、“祝工作顺利”等，对晚辈常用“即问近好”、“望努力向上”等，对组织、对不太熟悉的人的信函则常用“此致敬礼”，对教师可用“教安”，对作家、编辑可用“撰安”，在春季可用“春安”等。祝颂语在写法上有一定的格式要求，一般在正文写完之后，紧接着写“祝你”或“此致”，另起一行顶格写“健康”或“敬礼”等，以示尊敬与礼貌。如正文写完已无空余的地方，可另起一行空两格写“祝你”或“此致”，再另起一行顶格写“健康”或“敬礼，也可在正文写完后另起一行空两格写“祝你健康”等。
5.落款要恰当。落款和称呼一样，要根据写信人和收信人的关系而定，落款不恰当也是有失礼貌的表现。如果是熟悉的亲属、朋友，可在名字（不加姓）前加上相应的称呼，如“弟”、“妹”、“儿”、“侄”等。也可在名字前加上谦语，如“愚弟”、“后学”等。写给关系不太密切的人或写给组织的信，则应把姓名全部写上。
6.信封要标准。所谓标准，一是用标准信封，二是书写清晰、文字规范。如果信封不标准，书写马虎潦草，不但会给投递带来困难，而且也是不尊重对方、没有礼貌的表现，还可能会使对方对你的修养和能力产生怀疑。
7.收信后要及时答复。收信后应及时拆阅，对对方提出的问题和请求应明确答复、热情相助。如本人不能解决，可提供信息，或作解释，致以歉意，以便对方及时另想办法。如遇特殊情况，像长时间出差未归或信件在投递途中被耽搁等，未能及时回信，也应作出说明，请求原谅。对来信搁置不顾、延误时间、冷淡厌烦、能助而不相助等，都是失礼的行为。
二、传真礼仪——符合规范，节约为本
发送传真信函时要注意使用传真信函的礼仪规范。
1.标注页码。正式的传真必须有首页，其上应注明传送者与接收者的单位名称、人员姓名、日期、总页数等，这样做，可以使接收者一目了然。如果不是非常正式的，也必须以3-1、3-2、3-3等方式注明，让接收者一看就知道是3页，如果其中某一页不清楚或是未收到时，即可请对方再发一次，这样可以节省双方的时间。
2.注意礼貌。撰写传真信件时，必须像写信一样有礼貌，如必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少。尤其是不能忽略信尾的签字，因为签字代表这封信是发信者知道并且同意才发出的，否则任何人都可以冒名发信件了。
3.厉行节约。发传真时最好使用白色或浅色信纸。有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色条纹的信纸，须知用这些信纸发传真不仅会浪费扫描时间，而且会浪费更多的金钱。
4.互相通报。发送传真之前，应该向对方通报一下，以免发错。收到传真后，要尽快通知对方，以使对方放心。
三、电子邮件礼仪——讲究公德，注意安全
随着网络的普及，电子邮件在工作和生活中被广泛应用。目前，电子邮件礼仪已经成为通联礼仪的一部分，并且对人际交往的影响日益显著，因此写好一封合乎规范的电子邮件也就显得相当重要。
1.注意措辞。撰写电子信函时要主题突出，行文流畅，避免使用生僻词汇，并且要做到简明扼要。另外，寄件时最好注明主题，以便收件人一看便知道来信的主旨。虽然是电子邮件，但写信的内容与格式应与平常信件一样，称呼、敬语一样都不可少，尽量不要使用简略语。
2.扫描杀毒。送信前必须用杀毒程序扫描文件，以免不小心将“毒信”寄给对方。要是没有把握，不妨将要发送的内容剪贴到邮件正文中，避免使用附件发送的方式。来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定，最好用杀毒程序扫描，以防万一。
3.提前通知收件人。在发邮件以前，应尽量先得到对方的允许，或者是至少让他知道有邮件过来，并确认你的邮件对他有价值。同时，对于垃圾邮件，既不要阅读，也不要传播，因为没有人会喜欢垃圾邮件，传播垃圾邮件是一种很不道德的行为。
4.注意保密。发送群发邮件，要用保密附件方式传送，这样接信人只会看见信的内容，而不会知道其他收件人是谁，以及他们的电子信箱。这样，可以避免其他收件人的地址被利用。
5.小心使用抄送功能。有时因为使用不当，你也许会把自己的邮件像备忘录一样抄送给其他朋友。这样做，会使收件人以为是垃圾邮件而一删了之，耽误正事。同时，其他朋友也会因阅读你的“备忘录”而耽误时间。所以，我们要正确使用抄送功能。
6.注意电子信函的编码。我国内地与港澳台地区以及国外一些国家的中文编码不尽相同，通信时乱码现象时有发生。因此，我们向这些地区发送中文电子信函时，要用英文注明自己使用的中文编码系统，确保通信成功。这是电子信函独有的问题，也是利用电子邮件联络能否成功的关键。
