在办公室工作中往往出现这样的场面：两部电话同时响起，几个上司同时发出指示，这时秘书怎么办？
以协助他人提高工作绩效为目的的外企秘书最先要适应的是“面对各方同时提出的要求如何满足”的问题。通常，除了高级职位的上司配有专职秘书以外，多数情况下，一个秘书都是服务于一个部门。这种情况使外企秘书必须善于有效地协助几位上司工作。这就需要秘书合理分配工作时间，确认优先服务对象，明确区分工作职责。
对于部门内例行的任务，秘书可以规定一些专项时间去完成。因此，要制定一份时间分配表，显示完成几位上司布置的工作所需时间分布。这可使自己统计出每位上司给的工作量，并可反映出哪部分工作可以安排其他途径去做。当你有太多要做的工作以致其中某些工作需要重新分配时，分配表会特别有助于上司决定哪些工作改由别人去处理。这份表格还将有助于上司了解秘书的工作量，并便于他自己计划工作。
工作优先权管理是组织工作及合理分配相应工作时间所遇到的最大问题。按时间顺序依次完成上司交代的工作显然是不行的，因为每项工作的紧迫性程度不尽相同。
协助每位上司工作时，通常做法是第一优先为职务最高者服务，第二为其次，以此类推。这种安排有利于和上司建立良好的关系。但同样也会产生问题，特别是如果低级职员察觉秘书不能准时或根本完不成他们的工作时，就很可能进行投诉，有时也会影响到几位上司之间的关系。为避免出现这类问题，就要学会权衡最高级别者的工作的紧急程度，作出自己的判断后就不要和任何人去讨论，并着手完成手头的工作。不过，当自己的工作堆积到一定程度时，必须向直接上司报告，他有责任评估整个工作的负荷，并决定秘书是否需要额外的帮助。
有些上司为使他们的要求取得优先权，会在所有的要求上贴上“加急”的标签。碰到这种情况，秘书要对哪些是真正的急件作出判断。如果对方规定的工作期限难以接受，就不要接手。否则，一旦完不成就是秘书的责任，甚至会导致自己被上司和同事视为能力低下，这不仅会影响自己的前途，亦会挫伤自信心。
秘书的才能在于控制自己的工作计划，有效地协助几位上司工作。每位上司都希望自己是特殊的，可以得到秘书的全力支持。当一位上司的工作妨碍了秘书向另一位上司提供他所期待的帮助时，必须向他致歉。尤其是最体谅自己的那位上司，不要因为他会容忍而将他吩咐的工作一拖再拖。
如果几位平级上司因秘书的时间分配产生分歧，保持沉默或机敏地建议他们自己解决一些小问题，是比较主动的做法。
不要做不属于自己的工作。做好自己的本职工作是做秘书的准则。
