四是要注意使用精练、简捷的说明式语言，直截了当地提出措施和建议
不要滥用修饰、形容词语，也不需要过多的分析论证。
320.怎样写好“规则”？
【解答】“规则”属于规定和准则相结合的规章，是对某项工作、某一事项或某一活动所作出的规范性要求。它是国家机关、社会团体、企业事业单位为维护工作纪律、公共利益和某种秩序，以保证工作、生产和生活等的正常进行所制定的行为准则。
规则所管理、制约的对象和范围比较集中、单一，多是侧重于某项或某方面的工作。
作为以某种行为为对象而制定的共同准则，规则属于行政规章性质的公文，具有针对具体场合的具体行为以及自上而下制定的特点。规则的内容结构通常由标题和正文两部分组成。
标题
规则的标题一般有主要内容和文种两个要素组成，例如，《中华人民共和国出口货物产地规则》《仓库防火安全管理规则》等；也可由制定规则的机关或单位名称、主要内容和文种三个要素组成，如《杭州市人民政府工作规则》《中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则》等。
标题之下应注明规则通过的机关名称和通过日期，用圆括号括入。
正文
正文是规则的核心内容。撰写时应当首先用一个自然段说明制定规则的目的、应当遵循的总方针以及适用范围，以便给人以总体认识；然后分别提出对各类问题的处置要求，包括应遵循的方法、措施、注意事项以及奖惩等项内容。在具体的结构形式上，可以采取条款式、序言加条款和章断条连式三种形式。其中条款式结构用于内容比较简单的规则，通常是在第一条主要写明制定规则的缘由和目的，而后依照内容的主次，逐条将应当遵守的规范事项列出；序言加条款式的写法是在规则的条款之前先用一段文字说明制定规则的缘由和目的，并用“为了……制定本规则”或“为此，特制定以下规则”之类的固定语提领具体的规则条款；章断条连式的写法一般用于内容复杂、层次较多的规则，其写法与其他相关的规章制度类公文相同。
写好规则的要领包括以下几个方面。
（1）要注意体现针对性
规定是对某一特定事项的规范性要求，是该项工作或活动的准则，因此，在写作时必须注意讲求针对性，要全面考虑各种可能的情况，力求做到周密详尽，责任明确，是非清楚，赏罚分明，真正做到有章可循。
（2）要注意把握内容表达的先后顺序
撰写规则，其条款应当直接涉及管理范围内的特定对象，条文内应当先说规范，后提要求；先倡导，后禁止，做到内容明确，要求具体，便于理解和执行。
（3）要区分规则与守则在写法上的差异
规则与守则虽然有一定的相似之处，但在内容要求、条款安排以及语言运用方面都有比较明显的不同。从内容上看，守则内容着重倡导、引导、教育有关人员遵守一定的行为、品德规定和规范，一般不写对违反者的处理；而规则既要写有一定约束力的规定和规范，同时还要写明对违背者的处理意见的要求。在条文安排上，守则一般按从原则到具体、从一般到特殊、从主要到次要的顺序安排条文，其篇幅短，条文少；规则则一般按从原则到具体，依照工作程序从前到后、从直接到间接的次序安排条文，其篇幅视内容可长可短，条文多少不等。此外，在语言运用上，守则多使用倡导与禁止相结合的对比的祈使句，使语气更为缓和，易于被接受；规则多从正面作出规定，既用祈使句，也使用陈述性的说明句，说明该怎么做。
321.怎样写好“细则”？
【解答】“细则”是为了更好贯彻实施某一法规而对其中某些条款进行解释和说明的法规性公文，例如，《重要工业品自动进口许可管理实施细则》（2002年1月15日由国家经贸委、海关总署联合发布，是为具体贯彻实施《中华人民共和国国货物进出口管理条例》而制定的）。
细则是从行政法规中派生出来的是行政法规的补充和延伸，其主要特点如下。
一是规章性
全国人大和国务院不使用这一文种，通常是下级机关为实施上级机关的行政法规规章而制定的，就其性质而言属于行政法规。
二是细致性
办法侧重于措施、步骤、程序等方面作出规定，而细则是侧重于原法规、规章界限范围的划分、概念、措施的解释，比实施办法更详细具体。
三是依附性
细则就是对原有法规、规章的派生文字，必须依附于原件，不能独立行文。
从实际使用情况来看，细则主要有三种类型：
一是全面实施细则；二是部分实施细则；三是地方实施细则。
细则的内容结构通常由标题、题注和正文三部分组成。
标题
细则的标题一般应由适用范围和文种两个要素组成，例如，《短信网址注册实施细则》；也可由制定细则的机关或单位名称、主要内容和文种三个要素组成。如果细则所补充或解释的法规文件属于“试行”或“暂行”性质的，则需在标题中冠以“试行”或“暂行”字样。
题注
在标题之下居中位置写明批准时间和批准机关名称、发布时间和发布机关名称等内容，用圆括号括入。
正文
这部分是细则写作的实质性内容，是细则的主体部分，是对原办法规或规章正文的进一步解释和补充。应当采用条款式结构形式，首先用一个条文简明扼要地表明细则的制定依据，即写明根据什么法规的哪一章、哪一条而制定的细则，常用“为了……根据（法律、法规名称或法律、法规某条）……制定本实施细则”的固定性语句提领，以此引出主体部分；然后分条具体列明各项细则内容。要力求做到详尽明确，以便管理和遵照执行。细则的最后一条通常是结束语部分，主要写明细则的生效日期及解释权等内容。要注意根据细则内容的实际情况进行叙写，全面实施细则要对原件全部条文作出全面解释和补充；部分实施细则则要紧紧围绕实施条文作详细说明；地方实施细则要结合区域或单位实际提出具体意见和措施。
写好细则的要领包括以下几个方面。
（1）要紧扣原文条款
细则是为了能够更好地贯彻重要法规的某些条款而制定的，是这些条款规定的具体化。因此，在撰写时决不能仅在序言中提出是根据某“条例”或某“规定”中的某一条款制定的，而主体内容却离开原条款主旨去随意引申和发挥，这样会使执行者无所适从，影响法规的贯彻执行。
（2）要从实际情况出发
撰写细则，不能仅就原法规条款进行字面或者演绎推理性的解释，而必须深入实际，认真进行调查研究，与本系统、本地区、本部门的实际情况结合起来。这样，所制定的细则才能做到有的放矢，切实可行，真正发挥指导与帮助执行者正确理解党和国家的方针政策并更好地贯彻执行的作用。
（3）要注意把握细则的制定机关权限
制定细则的机关部门的要求相当严格，即对国务院制定的行政法规的实施细则，通常经国务院授权，由国务院所属部门或者以地方人民政府名义制定发布；下级地方人民政府可以根据上级人民政府发布的行政法规制定实施细则；地方人民政府可以根据同级权力机关发布的地方性法规制定实施细则；政府的有关部门可以根据本级人民政府发布的行政法规制定实施细则。
党的机关工作部门、社会团体、企业事业单位也可以根据本级领导机关制定的重要规章性公文制定相应的实施细则。
（4）要体现出“准”与“细”的特点
“准”是指要抓住那些容易出现问题的关键之处进行解释或说明；“细”是指所制定的措施一定要做到详尽具体，界限分明，使人易于理解，便于执行。
322.怎样写好“贺信（电）”？
【解答】“贺信（电）”统称为贺词，是向对方表示祝贺的专用礼仪公文。通常用于对方在某一领域取得重大成就和突出成绩，举行重大庆祝活动，召开重要会议，完成某项重要工作或任务等。
从实质上讲，贺信（电）是对对方在某个方面所取得成就或所作出贡献的表彰与赞扬，以示慰问和庆贺，因此，它对受文者具有很大的鼓舞和教育作用，能够催人奋进，激励斗志，从而取得更大的进展。
贺信（电）一般有三种类型：一是上级机关或单位对所属单位和职工发出的贺信（电）；二是下级机关或单位给上级单位所发的贺信（电）；三是不相隶属的机关单位相互之间发出的贺信（电）。
与上文所述祝词相比，二者在某种场合可以互用，但其含义又不尽相同。就一般而言，事情未果，表示祝愿、希望之意时，要用祝词；事情既果，表示庆祝、道喜之意时，则用贺信（电）。人们常说“预祝”，而不说“贺祝”，就是这个意思。
贺信（电）的内容结构一般由如下几部分构成。
（1）标题
一般可直写“贺信”“贺电”；对某些内容特别重大的贺信（电），可采取致词者的名称加致送对象再加文种，并以“给……”的特定语法结构形式，即《×××给×××的贺信（电）》。
（2）称谓
根据祝贺对象的不同情况，在标题之下顶格位置标明受文单位全称或者规范化简称。
（3）正文
正文是贺信（电）写作的重心。要用简明扼要的语句写明祝贺的原因和内容。其中原因即指盛赞对方所取得的成绩，或者简略交代问题的缘起；对于祝贺的内容要依适用对象、场合、身份等具体情况而有所侧重。例如，祝贺节日，则应侧重叙述节日的意义以及如何以实际行动来庆祝节日；如祝贺企业竣工、开业，则应侧重对该企业寄予期望；如系祝贺重要会议的召开，则应着重阐明会议的内容及重要性。要注意对祝贺的内容应进行适当的分析和评价，并在此基础上进一步提出希望，表示祝愿。
（4）结尾
一般写明表示祝愿或祝福的言辞，如“祝大会圆满成功”、“祝愿今后取得更大的胜利”，等等。然后在其右下侧署上单位名称和日期，并加盖公章，以示庄重、严肃。
写好贺信（电）的要领主要包括以下几个方面：
一是要切合双方的关系和身份
撰写贺信（电），必须首先考虑到发信（电）方与受信（电）方之间的关系。是上下级关系还是不相隶属关系，是单位对单位还是单位对个人，必须做到胸中有数，因为双方的关系不同，其在措词和语气方面也就会有很大的不同。
二是要实事求是，恰如其分
撰写贺信（电），对其内容的表达一定要做到实事求是，不能随意夸大或缩小，对被祝贺者的成绩以及对有关会议的意义、重要性等所作出的分析和评价一定要恰如其分。否则，过份赞誉，会使对方不安，往往还会失去祝贺的意义。表示祝贺要热情洋溢，给人以强烈的鼓舞力量，使人感到温暖和愉快，甚至受到启发和教育。
三是用语要诚恳谦逊，简要得体
写进贺信（电）中的语言必须注意讲求分寸，做到谦逊诚恳，恰切适度，既祝贺而又不流于阿谀，既热情而又不流于虚伪，要以简洁顺畅、通俗明快的语句表达出对对方由衷的祝贺之意，切忌哗众取宠，谄媚讨好，更不能信口开河，洋洋洒洒不着边际，那样就会失去贺信（电）的应有之义，徒留笑柄。
323.怎样写好“公开信”？
【解答】“公开信”是向人民群众或某一特定范围的人员宣布政策或对某一重大问题阐明观点、原则，并号召予以落实的具有广泛宣传性的专用书信。它的发布者应是党和国家及其某一机关、部门，或者是党和国家直接领导的人民团体。
公开信的内容结构一般应由以下几个部分组成。
（1）标题
公开信的标题一般包括发信机关或单位名称、主要内容、受信者和文种四个要素，如《中共中央关于控制我国人口增长问题致全体共产党员和共青团员的公开信》；也可由发信机关或单位名称、受信者和文种三个要素组成，如《中国女足致全国球迷的公开信》；内容简单的，也可只标示文种，即《公开信》。
（2）称呼
在标题之下顶格写明公开信的致送对象，并在其后加冒号，提领正文部分。
（3）正文
公开信的正文部分一般应首先扼要表述发信的背景、缘由或者所涉及内容事项的重要意义及迫切性等，然后具体交代有关的内容经过及结果，或者是针对有关问题所应采取的办法和措施，最后向有关人员提出希望或要求。
（4）结尾
包括发信的机关或单位名称及发信日期两项要素。
写好公开信的要领主要包括以下几个方面：
一是要注意内容表达的特定性
利用公开信所发布的内容事项，必须是受信者所普遍关注而且又因种种原因没有解决好的问题，在写作时，要力求做到问题确实，观点新颖，富有代表性。
二是要讲求行文的内在逻辑性
撰写公开信，一定要做到文字简练、结构严谨、节奏明快，通过严整缜密的表述，使行文产生一种内在的逻辑力量，具有很强的说服力和感召力。
三是要选用恰当的发布形式
公开信虽然是发给有关的对象，但其内容往往具有普遍的启迪作用和教育意义，或是表扬，或是批评，或是建议，或是致歉，或是倡导，都具有全局性的指导意义。正因为如此，在发布形式上往往比较宽泛，既可张贴，也可通过报刊发表，还可以通过电视、广播和网络形式传播，要根据实际情况选择恰当的发布形式，以便收到最佳的效果。
